martes, 15 de marzo de 2016

Raúl Gorrín: ¿Qué hacer para evitar que se siga produciendo en su empresa el "el robo del tiempo" laboral ?

Por Raúl Gorrín. Una de los mayores problemas que existen en las empresas es "el robo del tiempo" que muchos trabajadores hacen con el uso del teléfono personal en las horas de trabajo o con otro tipo de prácticas que atenta contra la eficiencia en sus tareas . El "robo" que los empleados hacen de sus horas de trabajo para chatear, ver las redes sociales, contestar los  mensajes de Whatsapp se ha convertido en uno de los principales problemas de las empresas y la antítesis de la productividad y eficiencia.

Para cualquier empresa, grande o pequeña, el aumento de los márgenes de ingresos y beneficios no sólo es un objetivo, sino una necesidad. La realidad es que sin una constante en la generación de ingresos, cualquier negocio tendrá que luchar para desafiar a los competidores que desean y hacen todo lo posible por conquistar el mercado. Contar con un personal activo y productivo es una de las claves que lleva a las empresas al éxito.

Muchas compañías tratan de buscar mecanismos efectivos que permitan incrementar la productividad de los empleados, sin embargo, las acciones parecen ser ineficaces en la lucha contra la deficiencia.  Una proporción considerable de las empresas tratan de reducir los costos al tratar de maximizar los beneficios. Aunque esto se puede lograr, mediante la racionalización de su cadena de suministro o cortar áreas en su modelo de negocio, la mayoría cree en una solución es bastante simple: la mejora de sus sistemas de control de asistencia. No actualizar el tiempo y el sistema de asistencia tendrá graves consecuencias en el largo plazo, incluyendo los costes salariales más elevados, disminución de la productividad y en última instancia, una empresa con menos éxito.

Tradicionalmente, los empleados  han tenido el control de su propio horario, marcan las horas extras y de descanso de forma manual, a menudo utilizan tarjetas perforadas, hojas de tiempo o una variedad de otros métodos que luego permiten la totalización manualmente del tiempo laboral trabajado. Las empresas que usan la tecnología, se sirven de un software que permite optimizar el tiempo y asistencia. El software puede ser fácilmente integrado a los sistemas de nóminas existentes, y tiene la capacidad de convertir un procedimiento propenso a errores en un proceso automatizado que elimina el fraude, el error humano, y la ambigüedad en las horas de los empleados, disminuyendo los  problemas legales.

De acuerdo con la Harvard Business Review, la incapacidad del empleado medio de llenar correctamente la tabla de tiempos cuesta miles de millones mundo de los negocios en ingresos perdidos cada día. Un uso global de tiempo automatizado y software mejora la eficiencia. Una investigación sobre los negocios hecha por la Universidad de Harvard muestra que el 40 por ciento de las empresas estadounidenses calculan la nómina de sus empleados manualmente y el 46 por ciento no utilizan un contador en absoluto. Esto genera errores que pueden superarse con la ayuda de la tecnología.

De acuerdo con una encuesta anónima de los empleados, realizada por la consultora Kessler Internacional, el 80 por ciento de los trabajadores admitieron ser responsables de 'robo de tiempo', debido esencialmente  al uso del teléfono personal en horas de trabajo. También informaron sobre otras prácticas perjudiciales para las empresas, tales como: agregar horas adicionales a sus hojas de tiempo, no fichar los descansos no pagados y 'marcar por sus amigos'; entre otras prácticas que no sólo son ilegales, sino que afectan directamente a la empresa. 
 
Este tipo de fraude puede parecer intrascendente, pero en el transcurso de los meses y los años, se refleja en la pérdida sustancial de dinero y de productividad. Los empresarios que han visto que a raíz de estas prácticas las empresas son menos productivas, han empezado a tomar medidas que van desde el uso de software vigilantes, hasta el control del personal a través de un reloj biométrico que usa las huellas dactilares para firmar entradas, salidas y horas extras.

La conclusión es, que es imprescindible que una empresa moderna, competitiva tenga un sistema de control del tiempo laboral viable y sistema de la atención capaz de contabilizar las horas de productividad de todos los empleados de la organización sin errores humanos y que otorgue fidelidad al proceso y manejo de las nóminas. Se impone una solución inteligente.

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