“Un presupuesto es una forma de
plan de negocios condensado para el año entrante. Dentro de la empresa, los
administradores necesitan presupuestos para guiarlos en la asignación de
recursos, mantener el control y permitirles medir y recompensar el progreso”, afirma el empresario venezolano Raúl Gorrín, presidente de Seguros La Vitalicia.
El presupuesto a lo largo del tiempo
“La planeación de un presupuesto
puede variar desde un día hasta varios años, dependiendo de los objetivos del
presupuesto y de la incertidumbre implicada. El presupuesto más directo es el
plan estratégico, que establece las metas y objetivos globales de la
organización”, expone Gorrín.
Considera
que la planeación a largo plazo produce estados financieros proyectados para
períodos de 5 a 10 años. “Las decisiones
tomadas durante ésta incluyen la adición o suspensión de líneas de productos,
el diseño y la ubicación de plantas nuevas, la adquisición de edificios y
equipo y otros compromisos a largo plazo. Los planes a largo plazo se coordinan
con los presupuestos de capital, que detallan los egresos que se tienen
planeados para inversiones a largo plazo”.
Indica
también “un presupuesto maestro es un
análisis más extenso del primer año de un plan a largo plazo. Éste resume las
actividades planeadas de todas las subunidades de una organización: ventas,
producción, distribución y finanzas. El presupuesto maestro es un plan de
negocios periódico que incluye un conjunto coordinado de programas de operación
y estados financieros detallados. Este incluye proyecciones de ventas, gastos,
ingresos y desembolsos de efectivo y balances generales. La administración
puede preparar presupuestos mensuales para el año, o presupuestos mensuales
para el primer trimestre, y presupuestos trimestrales para los tres restantes.
El presupuesto maestro es el más detallado que se coordina a lo largo de toda
la organización, pero los administradores individuales también pueden preparar
presupuestos diarios o semanales detallando las labores para ayudarse a
realizar sus funciones particulares y cumplir con las metas financieras y de la
operación”, dijo.
Ventajas de los presupuestos
Todos los
administradores llevan a cabo alguna forma de presupuestación. A veces los
planes y presupuestos no se hacen por escrito, generalmente en empresas
pequeñas, pero cuando la organización crece, el sistema formal de
presupuestación se vuelve una necesidad.
“La planeación y el presupuesto son
en particular importantes en los ambientes inciertos. Un presupuesto permite
tener una reacción sistemática en lugar de caótica ante el cambio”, manifiesta Gorrín.
Tres de
las ventajas principales del presupuesto son que:
• Al
formalizar las responsabilidades de los administradores en la planeación, se ven
obligados a pensar en el futuro.
•
Proporciona expectativas definitivas que son el mejor marco de trabajo para
juzgar el desempeño subsiguiente.
• Ayuda a
los administradores a coordinar sus esfuerzos, de tal manera que los objetivos
de la organización en conjunto sean congruentes con los objetivos de sus
partes.
Formalización de la planeación
“El proceso de presupuestación hace
que la planeación sea una responsabilidad explícita de la administración. Con
frecuencia, la planeación toma un lugar secundario o hasta se llega a eliminar
por completo por las presiones cotidianas del trabajo”.
Agrega Gorrín que para preparar un
presupuesto, un administrador debe fijar metas y objetivos, y establecer
políticas que ayudan a alcanzarlos. Los objetivos son los puntos de destino, y
los presupuestos son los mapas que nos guían a tales destinos. Sin metas ni
objetivos, las operaciones de una compañía carecen de dirección; los problemas
no se prevén; y los resultados son difíciles de interpretar después.
Comunicación y coordinación
Otro
beneficio del presupuesto es que el personal se mantiene informado de lo que se
espera de ellos. Un buen proceso de presupuestación establece una comunicación
tanto de arriba hacia abajo como de abajo hacia arriba. La alta administración
establece las metas y objetivos para los administradores de medio y operativo.
Luego, los empleados y administradores de nivel bajo informan a los
administradores de alto nivel cómo planean alcanzar tales objetivos.
“Los presupuestos también ayudan a los
administradores a coordinar sus objetivos. El proceso de presupuestación obliga
a los administradores a visualizar la relación que existe entre las actividades
de su departamento y aquellas de otros departamentos, y las de la compañía en
conjunto”, puntualizó.
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