Por Raúl
Gorrín. Una de los mayores problemas que existen en las empresas es "el robo del tiempo" que
muchos trabajadores hacen con el uso del teléfono personal en las horas de
trabajo o con otro tipo de prácticas que atenta contra la eficiencia en sus
tareas . El "robo" que los empleados hacen de sus horas de trabajo
para chatear, ver las redes sociales, contestar los mensajes de Whatsapp se ha convertido en uno de los
principales problemas de las empresas y la antítesis de la productividad y
eficiencia.
Para
cualquier empresa, grande o pequeña, el aumento de los márgenes de ingresos y
beneficios no sólo es un objetivo, sino una necesidad. La realidad es que sin
una constante en la generación de ingresos, cualquier negocio tendrá que luchar
para desafiar a los competidores que desean y hacen todo lo posible por
conquistar el mercado. Contar con un personal activo y productivo es una de las
claves que lleva a las empresas al éxito.
Muchas
compañías tratan de buscar mecanismos efectivos que permitan incrementar la
productividad de los empleados, sin embargo, las acciones parecen ser
ineficaces en la lucha contra la deficiencia. Una proporción considerable
de las empresas tratan de reducir los costos al tratar de maximizar los
beneficios. Aunque esto se puede lograr, mediante la racionalización de su
cadena de suministro o cortar áreas en su modelo de negocio, la mayoría cree en
una solución es bastante simple: la mejora de sus sistemas de control de
asistencia. No actualizar el tiempo y el sistema de asistencia tendrá graves
consecuencias en el largo plazo, incluyendo los costes salariales más elevados,
disminución de la productividad y en última instancia, una empresa con menos
éxito.
Tradicionalmente,
los empleados han tenido el control de su propio horario, marcan las
horas extras y de descanso de forma manual, a menudo utilizan tarjetas
perforadas, hojas de tiempo o una variedad de otros métodos que luego permiten
la totalización manualmente del tiempo laboral trabajado. Las empresas que usan
la tecnología, se sirven de un software que permite optimizar el tiempo y
asistencia. El software puede ser fácilmente integrado a los sistemas de
nóminas existentes, y tiene la capacidad de convertir un procedimiento propenso
a errores en un proceso automatizado que elimina el fraude, el error humano, y
la ambigüedad en las horas de los empleados, disminuyendo los problemas
legales.
De
acuerdo con la Harvard Business Review,
la incapacidad del empleado medio de llenar correctamente la tabla de tiempos
cuesta miles de millones mundo de los negocios en ingresos perdidos cada día.
Un uso global de tiempo automatizado y software mejora la eficiencia. Una
investigación sobre los negocios hecha por la Universidad de Harvard muestra
que el 40 por ciento de las empresas estadounidenses calculan la nómina de sus
empleados manualmente y el 46 por ciento no utilizan un contador en absoluto.
Esto genera errores que pueden superarse con la ayuda de la tecnología.
De
acuerdo con una encuesta anónima de los empleados, realizada por la consultora Kessler Internacional, el 80 por ciento
de los trabajadores admitieron ser responsables de 'robo de tiempo', debido
esencialmente al uso del teléfono personal en horas de trabajo. También
informaron sobre otras prácticas perjudiciales para las empresas, tales como:
agregar horas adicionales a sus hojas de tiempo, no fichar los descansos no
pagados y 'marcar por sus amigos'; entre otras prácticas que no sólo son
ilegales, sino que afectan directamente a la empresa.
Este
tipo de fraude puede parecer intrascendente, pero en el transcurso de los meses
y los años, se refleja en la pérdida sustancial de dinero y de productividad.
Los empresarios que han visto que a raíz de estas prácticas las empresas son
menos productivas, han empezado a tomar medidas que van desde el uso de
software vigilantes, hasta el control del personal a través de un reloj
biométrico que usa las huellas dactilares para firmar entradas, salidas y horas
extras.
La
conclusión es, que es imprescindible que una empresa moderna, competitiva tenga
un sistema de control del tiempo laboral viable y sistema de la atención capaz
de contabilizar las horas de productividad de todos los empleados de la
organización sin errores humanos y que otorgue fidelidad al proceso y manejo de
las nóminas. Se impone una solución inteligente.
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