Por Raúl Gorrín. Una de las quejas
más frecuentes de los empresarios es que no tienen tiempo durante todo el día
para concretar sus tareas, por los que los expertos recomiendan que para lograr
mayor productividad es preferible que encuentren el horario que más les convenga.
De hecho, estudios realizados en la Universidad de
Harvard señalan que una de las cosas que debe hacer un empresario es
establecer su propio horario. Esto significa que usted pueda hacer un horario
que se adapte a su personalidad y si usted es más productivo a las 3 p.m.
entonces debe crear una programación alrededor de las horas que usted crea es
más productivo.
En otras palabras, usted debería hacer la mayor
cantidad de trabajo durante las horas en las que usted es más productivo. Una
vez que se sepa cuales son las horas de mayor productividad debe asegurarse que
va a mantener un horario estricto en ese tiempo.
Mantener
al mínimo las distracciones
Es muy fácil distraerse, sobre todo cuando se está
revisando su teléfono cada cinco minutos para ver los mensajes de texto,
correos electrónicos y notificaciones de las redes sociales. Entonces, Debe
conseguir la manera de evitar esas distracciones que consumen mucho de su
tiempo productivo a lo largo del día.
Cuando se trata de e-mails, trate de revisarlos
mientras está en movimiento. En lugar de simplemente estar sin hacer nada
mientras espera su café de la mañana, por ejemplo, usted podría responder algunos
mensajes. También puede poner el teléfono en modo silencio o fuera de línea
mientras trabaja de modo que no se distraiga con las redes sociales o Skype.
Si no puede comprometerse a estas tácticas todos los
días, entonces es posible que sólo desee planificar hacerlo ciertos días a la
semana. Para concentrarse es muy aconsejable apagar todos los dispositivos y
conexiones como si estuviera en un avión. Usted se sorprenderá que su
productividad sube cuando su teléfono, su tableta, o su computadora no están
constantemente copando su atención.
Los expertos señalan además que es beneficioso
dormir con el teléfono en otra habitación, para que no se distraiga mientras
duerme.
Otro factor es definir las Tareas Más
Importantes. Es un activo atemporal que lo que necesita saber. Es bastante
fácil de implementar. Todo lo que tiene que hacer es asegurarse de dedicar
varios minutos cada mañana, o incluso la noche anterior, para identificar las
tres a cinco cosas más importantes que tiene que hacer. Incluso si no pone en
agenda ninguna otra cosa, al menos puede poner su mente en la facilidad de
saber que todavía puede un día productivo.
Siempre
tienen algo para tomar notas
Muchas veces tenemos ideas brillantes y si no la
anotamos se nos escapa. Para grabar todo lo que viene a la mente es
necesario asegurarse de tomar notas de todos sus pensamientos, asegúrese de que
usted siempre tenga un lápiz y papel, fichas, o un teléfono celular fácilmente
disponibles para que pueda anotar recordatorios, números o momentos de
inspiración . Personalmente, me gusta usar Notas en mi iPhone.
Seguimiento
'La Regla de los Dos Minutos'
Hay un consultor llamado David Allen quien
desarrolló una regla: "Si determina
que una acción puede realizarse en dos minutos, en realidad, debería hacerla en
ese mismo momento, ya que va a tomar más tiempo organizarla y revisarla que en
hacerla ".
Si usted tiene un par de minutos entre reuniones o
una conferencia telefónica, es posible que desee tomar ese tiempo para
organizar los archivos, revisar sus correos electrónicos, o tomar una taza de
café.
Renunciar
a la multitarea
La mayor parte de los empresarios están corriendo
tratando de hacer 10 cosas a la vez. Eso viene con el trabajo. Aquí está la
cosa, sin embargo: No funciona. El cerebro humano sólo puede almacenar entre
cinco y nueve cosas a la vez. Eso indica que si no realiza múltiples
tareas, podrás retener más información, trabajar más rápido y ahorrar tiempo y
dinero. Centrarse en el cumplimiento de una tarea a la vez, en lugar de no
completar una docena de otras tareas.
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