Enfoquemos: hagamos que nuestro día sea más productivo

Por Raúl Gorrín.- Una eficiente distribución de las cargas laborales acompañada del desarrollo máximo de nuestras habilidades puede elevarnos la productividad individual. Hacernos cargo de nuestra propia vida, realizando cosas que hacen la diferencia real en términos de cumplimiento y resultados nos permitirá tener un día exitoso y más productivo.

En medio de la locura de la vida actual que vivimos los venezolanos, organizar tiempos, planear para tomar decisiones asertivas y hacer nuestro mejor trabajo ya sea dentro de una empresa, negocio personal o dentro del hogar, hacen la diferencia entre una vida accidentada en términos de sólo reaccionar a situaciones urgentes o una vida dirigida, productiva y con metas satisfechas.

Si queremos hacer un gran trabajo y sentir que estamos haciendo una gran contribución cada día, tenemos que enfocarnos y estar en modo de productividad extraordinaria. En estos tiempos no es fácil de agitación nacional, implicará romper hábitos, requiere energía y toma de decisiones pesadas, pero el esfuerzo devuelve ganancias increíbles.

A continuación 5 consejos, que nos llevarán hacia una productividad extraordinaria

1.- Necesitamos planear e identificar metas o prioridades, éstas pueden ser desde organizar las finanzas a fin de no pagar intereses a causa de olvidos; abrir un espacio en nuestra agenda para un encuentro con amigos, dedicar tiempo a la pareja o a los hijos o planear el inicio de un negocio.

2.- La idea central es tomar las riendas de nuestra vida y realizar cosas que hagan la diferencia real en términos de cumplimiento y resultados importantes. Lograrlo implica trabajo proactivo, metas de alto impacto, creatividad, planificación, prevención, construcción de relaciones o networking, aprendizaje y renovación.

3.- Actuemos sobre lo importante y no reaccionemos a lo urgente. La parte pensante del cerebro debe discernir los asuntos de mayor valor y actuar
en ellos.

4.- Vamos por lo extraordinario y no deberíamos conformes con lo ordinario. Clarifiquemos nuestras decisiones de acuerdo a lo más importante en nuestra vida como un todo: trabajo, relaciones clave, dinero, familia, amigos y aficiones para que al final del día nos sintamos satisfechos por haber hecho cosas que crean valor para nuestra vida.

5.- Programemos las cocas grandes. Hagamos una planificación semanal para agendar lo más importante: una lista maestra de tareas.

6.- Dominemos la tecnología, no dejemos que nos domine. Veamos orden en el caos y manejemos la información entrante dentro de 4 categorías: asignaciones, tareas, contactos y notas. Si las organizamos en papel, que todo esté en un solo lugar.

7.- Recarguemos nuestra energía, no deberíamos consumirla. Nuestro cerebro es el activo número uno en un mundo laboral relacionado con el conocimiento. Para mantener la energía se requiere un propósito claro y un cuerpo físicamente sano.

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Clave del éxito empresarial: La eficiencia

Por Raúl Gorrín.- El éxito empresarial es una aspiración legítima de todo emprendedor, pero ello depende de tomar las decisiones adecuadas en el momento preciso. Eso sí, no cualquier decisión, sino aquellas cargadas de un componente indispensable: la eficiencia.

La eficiencia es la capacidad para realizar o cumplir adecuadamente una función.

Es decir, estamos hablando de que el empresario debe hacer lo que tiene que hacer y, de paso, debe hacerlo bien para poder ser considerado como exitoso.

Cuando la eficiencia es la norma, las decisiones empresariales apuntan al aprendizaje dentro del seno de la organización, están dirigidas al crecimiento y al desarrollo de la empresa y la gente que la constituye.

De hecho, las organizaciones que fomentan el aprendizaje de las personas y las desarrolla, se convierten en ejemplo y un objetivo a alcanzar. Son empresas atractivas en las que todo profesional desea participar y trabajar, pues sabe que allí rigen pautas que contribuirán a su crecimiento y desarrollo.

Las empresas que otorgan facilidades a sus empleados para estudiar y capacitarse, al tiempo que reconocen el desempeño de estos, son las organizaciones en las que las principales motivaciones de todo trabajador se cumplen, tales como sentirse satisfecho, alcanzar su objetivo y metas profesionales y personales y aprender cosas nuevas.

Del mismo modo están empresas se ven altamente beneficiadas, toda vez que logran altos niveles de innovación y sus procesos y productos mejoran constantemente gracias a la colaboración y disposición de sus trabajadores.

Esto es vital, pues las empresas innovadoras son las que se imponen en los mercados pues sus productos y/o servicios se transforman constantemente en beneficio de sus clientes consumidores.

Llegar a esto no es fácil, pues se requiere de mucho ensayo y error y mucha actitud empresarial ante estos, pues no se juzga ni se castiga a quien se equivoca.

Este es el modelo humanista en el que hay experimentación, se producen errores, pero también muchos aciertos. En ellas los trabajadores pueden hacer propuestas, algo que se convierte en una ventaja competitiva. 

Y es que el factor humano es el diferenciador entre una organización y otra, no los productos ni servicios que ofrecen. Son las personas las que con su conocimiento y el conjunto de herramientas  de tecnología e información que las organizaciones ponen a su disposición, son capaces de crear productos y servicios que marquen la diferencia.

Desconocer la visión humanista es tener por seguro la salida del mercado tarde o temprano.

Y el modelo humanista es el que, sin duda alguna, propicia la eficiencia que lleva a las organizaciones al éxito.

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Comunicación eficiente: ¿Cómo lograrla?

Por Raúl Gorrín.- Comunicarse es vital y saber comunicarse lo es aún más. La comunicación efectiva es aquella que logra la respuesta que procura, la que permite el entendimiento y comprensión de las partes que intervienen en ella.

En los actuales tiempos esto no es sencillo, por cuanto las personas permanecen atentas a sus asuntos, a su trabajo, a sus labores y por tanto, los mensajes deben estar muy bien estructurados de tal manera de poder llamar su atención y concentración.

Es menester la claridad del mensaje para que no haya equívocos ni malentendidos.

La vida de las personas y el funcionamiento de las organizaciones son impensable sin comunicación. Cuando no hay entendimiento se tiende a culpar al otro de lo que son nuestras propias responsabilidades.

Para que las comunicaciones sean eficientes y efectivas hay que dejarse giros innecesarios, hay que ser concretos, pedir las cosas llanamente y de forma amable. Eso sí, desde la posición de jerarquía es conveniente que quede claro que se trata de una orden, así no habrá confusión en el papel que cumple cada quien.

Hacer juicios a priori es un error garrafal. Nunca hay que sacar conclusiones antes de que se produzca un intercambio de ideas o puntos de vista entre las partes. Tampoco hay que poner palabras en donde no las hay. Recuerde que el entendimiento parte de la verdad y del conocimiento que de ésta tengan todos.

No hay que dar por hecho lo que aún no ha ocurrido, así que las conjeturas olvídelas por completo.

Los mensajes tienen que ser digeribles, como ya apuntamos, dichos usando las palabras precisas y más adecuadas.

Es imprescindible enfocarse en que el mensaje emitido llegue en el momento preciso y de la manera adecuada a su destino. Use las palabras clave para no equivocarse en las directrices que quiera dar. Si algo hay que hacer para lo antes posible, sencillamente es algo urgente y esa es la palabra que mejor lo describe.

Ponga atención a los detalles por más insignificantes que estos parezcan, hacerlo puede marcar la diferencia, pregunte cuando no tenga algo claro y pregunte a la otra parte si todo se ha entendido correctamente si es usted el que emite las direcciones.

Escuche primero y responda después, de manera que la otra parte tenga tiempo suficiente para decir todo lo que tenga que decir.

No deje cabos sueltos, asegúrese de que todos los puntos del asunto que esté tratando hayan quedado cubiertos y suficientemente explicados.

Luego de la exposición inicial proceda al intercambio de ideas y opiniones, así como de consultas.

Utilice el volumen y tono adecuado de voz.

Ahora, adelante, comuníquese con efectividad.

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Eficiencia productiva: El reto de toda empresa

Por Raúl Gorrín.- Para todas las organizaciones el reto es aprovechar al máximo los recursos que posee en sus cadenas productivas, esto con miras a incrementar la oferta que presentan al público consumidor en productos y servicios que, al ser adquiridos, se traducen en beneficios económicos.

Hasta allí todo esta bien, pero cuando hablamos de eficiencia productiva, nos referimos a un concepto propio de la contabilidad y la gestión empresarial que tiene que ver con los puntos de la producción cuando la empresa o emprendimiento alcanza su máximo rendimiento en función de determinados recursos.

Así tenemos que cuando una organización que alcanza un alto rendimiento durante un periodo en comparación con otro, no necesariamente significa que haya sido más productiva en dicho periodo. El asunto tendrá que ver más bien con el uso de los recursos que haya tenido en un periodo y en otro. A esto se refiere la eficiencia productiva.

Profundicemos más en el tema y refirámonos a las características y a la ecuación de la eficiencia productiva. En este sentido tenemos que comenzar diciendo que esta se expresa, por lo general, mediante un gráfico al que se le conoce como Frontera de Posibilidades de Producción, FPP. En dicho grafismo están reflejados los niveles máximos de producción que alcanzan las organizaciones durante determinados lapsos.

Le corresponde a los diferentes cuadros que conforman la organización, hacer un despliegue de actividades dirigidas a mejorar la administración, la comunicación, la planificación y la gestión del personal, las cuales son áreas claves al momento de hablar de eficiencia.

Y eficiencia en la actualidad tiene que ver con altos niveles de gestión en materia tecnológica, informática, de procesos de digitalización, etc.

Desde siempre, la eficiencia productiva se ha calculado mediante la división de beneficios, es decir las ventas, entre las unidades del recurso utilizado.

Así tenemos:

Productividad (P)= Beneficios (b)/ Recursos empleados (r)

Relacionados a la eficiencia productiva también encontramos asociados otros indicadores que no necesariamente tienen que ser cuantitativos, como la gestión humana.

¿A qué nos estamos refiriendo?

Pues, a la motivación, a la estrategia de comunicación, al estilo de liderazgo, al sistema de incentivos y a un clima laboral óptimo para el buen desempeño de los trabajadores en sus tareas.

Lo fundamental es entender que la eficiencia productiva permite darse cuenta a los miembros de una organización si los recursos disponibles se están aprovechando al máximo o si, por el contrario, la empresa o emprendimiento está trabajando por debajo de sus posibilidades.

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