Por Raúl Gorrín.- Comunicarse es vital y saber comunicarse lo es aún más. La comunicación efectiva es aquella que logra la respuesta que procura, la que permite el entendimiento y comprensión de las partes que intervienen en ella.
En los actuales tiempos esto no es sencillo, por cuanto las personas permanecen atentas a sus asuntos, a su trabajo, a sus labores y por tanto, los mensajes deben estar muy bien estructurados de tal manera de poder llamar su atención y concentración.
Es menester la claridad del mensaje para que no haya equívocos ni malentendidos.
La vida de las personas y el funcionamiento de las organizaciones son impensable sin comunicación. Cuando no hay entendimiento se tiende a culpar al otro de lo que son nuestras propias responsabilidades.
Para que las comunicaciones sean eficientes y efectivas hay que dejarse giros innecesarios, hay que ser concretos, pedir las cosas llanamente y de forma amable. Eso sí, desde la posición de jerarquía es conveniente que quede claro que se trata de una orden, así no habrá confusión en el papel que cumple cada quien.
Hacer juicios a priori es un error garrafal. Nunca hay que sacar conclusiones antes de que se produzca un intercambio de ideas o puntos de vista entre las partes. Tampoco hay que poner palabras en donde no las hay. Recuerde que el entendimiento parte de la verdad y del conocimiento que de ésta tengan todos.
No hay que dar por hecho lo que aún no ha ocurrido, así que las conjeturas olvídelas por completo.
Los mensajes tienen que ser digeribles, como ya apuntamos, dichos usando las palabras precisas y más adecuadas.
Es imprescindible enfocarse en que el mensaje emitido llegue en el momento preciso y de la manera adecuada a su destino. Use las palabras clave para no equivocarse en las directrices que quiera dar. Si algo hay que hacer para lo antes posible, sencillamente es algo urgente y esa es la palabra que mejor lo describe.
Ponga atención a los detalles por más insignificantes que estos parezcan, hacerlo puede marcar la diferencia, pregunte cuando no tenga algo claro y pregunte a la otra parte si todo se ha entendido correctamente si es usted el que emite las direcciones.
Escuche primero y responda después, de manera que la otra parte tenga tiempo suficiente para decir todo lo que tenga que decir.
No deje cabos sueltos, asegúrese de que todos los puntos del asunto que esté tratando hayan quedado cubiertos y suficientemente explicados.
Luego de la exposición inicial proceda al intercambio de ideas y opiniones, así como de consultas.
Utilice el volumen y tono adecuado de voz.
Ahora, adelante, comuníquese con efectividad.
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